Reimburse: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengajukannya

Daftar Isi

Jakarta, CNN Indonesia --

Kata reimburse sering digunakan dalam dunia pekerjaan atau perkantoran. Namun, apa sebenarnya arti dari istilah reimburse?

Reimburse adalah pembayaran atau pengembalian dana. Biasanya pengembalian dana dilakukan oleh perusahaan pada karyawan mereka.

Alasan perusahaan memberikan pengembalian dana ke karyawan adalah karena karyawan menggunakan uang pribadi mereka untuk kepentingan kantor.

Agar bisa mendapatkan pengembalian dana, biasanya karyawan harus mengajukan formulir reimburse.

Untuk mengetahui penjelasan selengkapnya terkait reimburse, simak pengertian, jenis, serta cara mengajukannya.

Pengertian reimburse

Melansir situs resmi Kementerian Perindustrian Indonesia, reimburse adalah istilah yang merujuk penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk kompensasi atas segala biaya atau pengeluaran yang sudah dilakukan oleh karyawan tersebut.

Kata reimburse sendiri merupakan kata bahasa Inggris yang memiliki arti pengembalian atau membayar kembali dalam bahasa Indonesia. Sederhananya, reimburse merupakan pembayaran atau pengembalian dana.

Reimburse biasanya dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk menggantikan uang pribadi karyawan yang terpakai untuk keperluan kantor. Tiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda terkait sistem reimburse.

Karyawan yang menggunakan uang pribadinya untuk keperluan kantor bisa mengajukan klaim reimbursement. Kemudian, kantor harus membayar atau menggantikan kembali uang tersebut.

Berapa lama uang reimburse bisa diterima karyawan bisa berbeda-berbeda, tergantung dengan kebijakan perusahaan. Namun, biasanya klaim reimbursement memerlukan waktu karena perusahaan harus mengecek kelengkapan dan data reimbursement terlebih dahulu.

Jenis reimburse

Berdasarkan beragam sumber, reimburse memiliki banyak jenis. Jenis-jenis tersebut berbeda-beda tergantung pada keperluan biayanya tersebut. Berikut beberapa jenis reimburse yang ada.

1. Reimbursement pajak

Jenis reimbursement ini umumnya digunakan dalam proses pembayaran pajak. Sebagian pajak penghasilan biasanya dipotong langsung sebelum gaji diterima.

Namun, jika karyawan telah membayar pajak secara mandiri, mereka dapat mengajukan klaim reimbursement kepada perusahaan atau HRD.

2. Reimbursement legal

Reimbursement legal atau yang juga dikenal sebagai tunjangan reimbursement, merupakan bentuk penggantian biaya atas waktu dan uang yang dikeluarkan dalam kegiatan yang berkaitan dengan prospek atau pengembangan keuangan.

Contoh dari reimbursement legal di antaranya adalah:

• Biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk menyelesaikan masalah hukum akan diganti perusahaan.
• Saat eksekutif mengeluarkan sejumlah uang dalam proses negosiasi bisnis. Ia dapat mengajukan penggantian pengeluaran tersebut melalui form reimburse.
• Ketika eksekutif melakukan peninjauan perjanjian, melakukan perubahan perjanjian, dan dokumen terkait. Biaya yang dikeluarkan akan diganti oleh perusahaan sesuai kebijakan berlaku.

3. Reimbursement asuransi

Jenis reimbursement ini berkaitan dengan asuransi. Pemegang polis dapat mengajukan klaim reimbursement ketika mereka harus menjalani tindakan medis mendesak teta[o tidak sempat menghubungi pihak asuransi, sehingga harus menanggung biaya sendiri terlebih dahulu.

Setelah pembayaran dilakukan, mereka dapat mengajukan penggantian biaya kepada perusahaan asuransi. Contoh dari reimbursement asuransi di antaranya adalah:

• Biaya rawat inap (ranap) di rumah sakit
• Biaya kunjungan dokter
• Biaya obat-obatan
• Biaya pembedahan
• Biaya rawat jalan

Cara mengajukan reimburse

Bagi karyawan yang ingin mengajukan reimburse, sebaiknya untuk menanyakan perihal tersebut ke tim keuangan atau HRD. Namun, umumnya proses pengajuan reimbursement melewati serangkaian langkah berikut.

1. Pastikan biaya layak untuk di-reimburse

Sebelum mengajukan, periksa apakah jenis pengeluaranmu termasuk dalam kebijakan reimbursement perusahaan. Misalnya, biaya transportasi dinas, pembelian alat kerja, pembayaran pajak, atau pengeluaran medis darurat.

Sebab, tidak semua pengeluaran bisa di-reimburse. Cek kebijakan HR atau pedoman internal perusahaan agar tidak salah klaim.

2. Simpan bukti pembayaran asli

Kumpulkan dan simpan semua dokumen pendukung seperti nota, struk pembayaran, tiket, invoice, atau resi resmi yang membuktikan pengeluaran.

Bukti pembayaran adalah syarat utama untuk validasi. Tanpa dokumen resmi, klaim reimbursement biasanya akan ditolak.

3. Unduh atau minta formulir reimbursement

Dapatkan formulir reimbursement dari sistem internal (misalnya HRIS) atau langsung dari bagian HR/keuangan.

Beberapa perusahaan menggunakan sistem online, sementara yang lain masih menggunakan formulir fisik/manual.

4. Isi formulir dengan lengkap dan jelas

Isi formulir dengan data yang benar: nama lengkap, jabatan, tanggal pengeluaran, jenis biaya, jumlah nominal, dan alasan pengeluaran.

Hindari kesalahan penulisan atau ketidaksesuaian data karena bisa memperlambat proses verifikasi.

5. Lampirkan bukti pembayaran

Sertakan dokumen pendukung yang relevan (struk, invoice, foto tiket, dll) bersama formulir yang telah diisi.

Pastikan bukti tersebut masih terbaca jelas dan sesuai dengan keterangan yang ditulis di formulir.

6. Ajukan ke bagian HRD atau keuangan

Kirim formulir dan dokumen pendukung ke bagian terkait sesuai prosedur perusahaan (bisa melalui email, sistem HR, atau diserahkan langsung).

Ikuti alur yang berlaku di perusahaan agar klaimmu tidak terselip atau tertunda.

7. Tunggu proses verifikasi

Tim HRD atau keuangan akan memverifikasi klaim yang kamu ajukan. Jika ada kekurangan, biasanya kamu akan diminta melengkapinya.

Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari hingga minggu, tergantung prosedur dan jumlah klaim yang sedang diproses.

8. Terima pembayaran reimbursement

Setelah disetujui, reimbursement akan ditransfer ke rekening kamu atau dibayarkan sesuai metode yang ditentukan perusahaan.

Simpan bukti transfer untuk dokumentasi pribadi jika dibutuhkan di kemudian hari.

Demikian penjelasan mengenai apa itu reimburse, jenis, dan cara mengajukannya. Bisa disimpulkan bahwa reimburse adalah pembayaran atau pengembalian uang. Semoga bermanfaat.

(sac/fef)